Obvezna izmenjava e-računov bo za podjetja in računovodske servise pomenila spremembo delovnih procesov, dolgoročno pa priložnost za manj administracije in več svetovanja strankam, so poudarili na okrogli mizi na Srečanju računovodij Slovenije. Za uspešen prehod bodo ključni pravočasna priprava, sodelovanje s strankami in izobraževanje računovodij.
Rešitve v Sloveniji že delujejo
Z letom 2028 bo v Sloveniji obvezna izmenjava strukturiranih e-računov med poslovnimi subjekti. Direktor ZZI Igor Zorko je na okrogli mizi pojasnil, da strukturiran e-račun ni dokument PDF, poslan po elektronski pošti, temveč podatkovni zapis za avtomatizirano obdelavo, ki se izmenjuje po varnih elektronskih poteh. Rešitve v Sloveniji že delujejo, zato naj jih, kot je poudaril, podjetja začnejo uporabljati pred zakonskim rokom. “Pripravljeni smo, zdaj se moramo naučiti delati s tem,” je dejal.
Slovenija ima po Zorkovih besedah dobro izhodišče za uvedbo obveznih e-računov, saj gospodarstvo in javni sektor že uporabljata standard za enoten zapis podatkov na računih. Obstoječe rešitve omogočajo tudi elektronsko izmenjavo naročilnic, dobavnic in drugih poslovnih dokumentov. Podjetjem je svetoval, naj pri izbiri ponudnika izmenjave e-računov preverijo povezljivost z drugimi ponudniki ter možnost spremljanja dostave in zavrnitve računov. Pozorna naj bodo tudi na uradni register ponudnikov in spremembe pri bankah, ki bodo po njegovih napovedih to storitev predvidoma omogočale prek zunanjih izvajalcev.
Podjetja si bodo e-račune izmenjevala med sebo
Svetovalec na Finančni upravi RS (Furs) Peter Jenko je pojasnil, da si bodo podjetja e-račune izmenjevala med seboj, Furs pa ob uvedbi teh podatkov ne bo prejemal. Preverjal bo, ali podjetja račune izdajajo in prejemajo v predpisani elektronski obliki. Pri gotovinskem poslovanju bo račune še naprej treba davčno potrjevati, je dodal.
Obvezna izmenjava e-računov bo po Jenkovih navedbah zajela približno 255.000 podjetij, samostojnih podjetnikov in drugih organizacij, vpisanih v poslovni register. Najmanjšim bo Furs prek aplikacije mini blagajna omogočil brezplačno izdajo omejenega števila e-računov. Spoštovanje novih pravil bo sprva preverjal v okviru drugih davčnih nadzorov, pri čemer bo podjetja najprej seznanjal z obveznostmi in jih opozarjal na nepravilnosti.
Dolgoročno se pričakuje manj pretipkavanja in arhiviranja dokumentov
Direktor Unije ETL Accounting Ljubljana Jure Pezdirc je opozoril, da bo uvajanje e-računov za računovodje sprva zahtevno, saj bo sovpadlo s pripravo letnih poročil. Dolgoročno pa pričakuje manj pretipkavanja in arhiviranja dokumentov ter več časa za svetovanje strankam. Poudaril je, da bodo morali računovodski servisi in podjetja poleg uvedbe tehnologije prilagoditi tudi način dela in jasno razdeliti naloge. Svetoval je izobraževanje zaposlenih in strank ter postopno uvajanje, prilagojeno potrebam posameznih strank.
Direktorica Unije ETL Beograd Ivana Janković je na podlagi srbskih izkušenj poudarila pomen izobraževanja in vključevanja strank, saj uvedba e-računov zadeva celotno podjetje, ne le računovodstva. Opozorila je na težave zaradi še vedno potrebnih papirnih postopkov ter svetovala preizkušanje različnih vrst računov in jasno delitev nalog.
Kaj so največji izzivi?
Predsednik uprave in glavni izvršni direktor Datalaba Tehnologij Andrej Mertelj je med največjimi izzivi izpostavil potrjevanje in zavračanje računov. Samodejni prejem po njegovih besedah še ne pomeni, da računovodja dokument lahko knjiži. Podjetje mora, kot je dejal, potrditi njegovo ustreznost, jasno pa je treba določiti odgovornosti in ravnanje ob popravkih ter dobropisih.
Strukturirani podatki in umetna inteligenca bodo po njegovi oceni avtomatizirali velik del opravil ter računovodjem omogočili več svetovanja o likvidnosti, zalogah in davčnih vprašanjih. Pozval je, naj si računovodski servisi določijo roke za uvedbo pred zakonskim začetkom in elektronsko izmenjavo najprej preizkusijo pri lastnem poslovanju. Srečanje organizira Inštitut za računovodstvo.
STA
